What safety requirements apply to a double-deck exhibition booth?

A double-deck exhibition booth offers additional meeting space and stronger brand visibility, but it is also treated as a temporary structure in most exhibition venues. As a result, organizers typically require structural engineering approval, load calculations, fire safety compliance, safe access, and official design approval before construction begins.  

Why Are Double-Deck Booths Different?

A standard exhibition booth mainly supports displays, furniture, and visitors on one level. A double-deck booth, however, introduces an elevated floor that must safely support people, furniture, meeting rooms, lighting equipment, and AV systems.

Because of these additional structural demands, exhibition organizers usually classify double-deck booths as complex temporary structures that require engineering review before construction is approved.  

Key Safety Requirements

1. Structural Engineering Approval

Before construction begins, organizers commonly require:

• Structural drawings
• Engineering calculations
• Load analysis
• Connection details
• Certification by a licensed structural engineer

For most international exhibitions, double-deck structures cannot be built without approved engineering documentation.  

2. Exhibition Organizer Approval

A completed submission package typically includes:

• Floor plans
• Elevations
• 3D renderings
• Structural calculations
• Fire safety information
• Material specifications
• Electrical layouts

Many organizers also specify submission deadlines several weeks before move-in. Late submissions may delay approval or incur additional fees.  

3. Structural Load Calculations

Every upper level must be designed according to its intended use.

Typical loads include:

• Visitors
• Meeting rooms
• Furniture
• LED displays
• Storage
• Equipment

These loads should always be calculated by qualified structural engineers rather than estimated.

4. Safe Stair Design

Staircases should provide:

• Adequate width
• Stable construction
• Handrails
• Slip-resistant surfaces
• Clear evacuation routes

Poor stair design increases both operational and emergency risks.

5. Fire Safety Compliance

Most exhibition venues require fire-retardant or certified materials for components such as:

• Timber structures
• Fabric graphics
• Decorative finishes
• Flooring
• Ceiling treatments

Many organizers also request documentation proving compliance with fire safety requirements.  

6. Electrical Safety

Electrical systems should include:

• Proper load distribution
• Certified electrical components
• Protected cable routing
• Safe power connections
• Compliance with venue electrical regulations

Unsafe electrical installations remain one of the most common causes of exhibition safety issues.  

7. Edge Protection

Every accessible upper floor should include appropriate fall protection, such as:

• Guardrails
• Protective barriers
• Secure edge detailing

These features help protect both visitors and exhibition staff.

Typical Approval Process

Who Is Responsible for Booth Safety?

Safety responsibilities are usually shared between:

• Booth design and construction company
• Structural engineer
• Exhibition organizer
• Venue management
• Safety inspection team
• Electrical contractor

Successful booth design and construction depends on coordination between all parties rather than design alone.

Common Construction Risks

Typical issues include:

• Design changes after approval
• Additional equipment increasing structural loads
• Unapproved materials
• Last-minute layout modifications
• Delayed engineering submissions
• Poor coordination between contractors

For more planning advice, see Booth Finishing & Handover Problems Before Exhibition:

https://evomedia-events.com/blog/articles-2/booth-finishing-handover-problems-before-exhibition-22

Single-Level vs. Double-Deck Booth

Practical Examples

Technology Company

The ground floor showcases products, while the upper level provides private meeting rooms for clients and partners.

Manufacturing Company

Heavy product displays remain on the ground level, while executives use the upper floor for commercial discussions.

Real Estate Developer

Interactive project models are displayed downstairs, with private sales consultations held upstairs.

International Company Exhibiting in Saudi Arabia

Companies participating in exhibitions in Riyadh, Jeddah, or Dammam should review both the organizer’s technical manual and the venue’s structural requirements, as approval procedures may vary between events.

ما هي الإجراءات الأمنية عند بناء بوث من دورين؟

البوثات ذات الدورين تمنح الشركات مساحة أكبر وتجربة مميزة داخل المعرض، لكنها تُعامل في معظم المعارض الدولية على أنها منشآت مؤقتة (Temporary Structures)، لذلك تخضع لاشتراطات هندسية وسلامة أكثر صرامة من البوثات التقليدية. وتشمل هذه الاشتراطات عادةً اعتماد المخططات الإنشائية، مراجعة الأحمال، توفير وسائل الإخلاء، الالتزام بأنظمة مكافحة الحريق، والحصول على موافقات الجهة المنظمة وقاعة المعرض قبل بدء التنفيذ.  

لماذا تختلف البوثات ذات الدورين عن البوثات التقليدية؟

عند تصميم بوث من دورين، لا يتعلق الأمر بإضافة طابق علوي فقط، بل بإنشاء هيكل مؤقت يحمل أشخاصًا ومعدات وأثاثًا في وقت واحد.

ولهذا السبب، تتعامل معظم الجهات المنظمة مع هذه البوثات كمنشآت هندسية تحتاج إلى مراجعة مستقلة قبل السماح ببنائها. وفي العديد من المعارض، لا يمكن البدء في التركيب قبل اعتماد الرسومات الإنشائية والموافقة عليها من إدارة المعرض والجهة المسؤولة عن السلامة.  

أهم الإجراءات الأمنية عند تنفيذ بوث من دورين

1. اعتماد المخططات الهندسية

من أهم المتطلبات:

• مخططات إنشائية كاملة.
• حساب الأحمال.
• اعتماد من مهندس إنشائي مرخص.
• توضيح جميع نقاط التحميل والاتصال.

توصي IAEE بأن تكون البوثات متعددة الأدوار مدعومة برسومات هندسية مختومة من مهندس مختص قبل التنفيذ.  

2. الحصول على موافقة إدارة المعرض

في كثير من المعارض، لا يكفي اعتماد التصميم داخليًا.

بل يجب إرسال:

• الرسومات.
• الارتفاعات.
• المواد المستخدمة.
• مخارج الطوارئ.
• السلالم.

للحصول على الموافقة قبل موعد التركيب بوقت كافٍ. بعض المنظمين يحددون مواعيد نهائية قبل أسابيع من بدء المعرض.  

3. التأكد من قدرة الهيكل على تحمل الأحمال

يشمل ذلك:

• عدد الأشخاص المتوقع وجودهم.
• الأثاث.
• الشاشات.
• المعدات.
• الأرضيات.
• وحدات التخزين.

ولا ينبغي تقدير هذه الأحمال بشكل تقريبي، بل تُحسب هندسيًا.

4. تصميم سلالم آمنة

يجب أن تكون السلالم:

• مستقرة.
• بعرض مناسب.
• مزودة بدرابزين.
• غير قابلة للانزلاق.
• خالية من العوائق.

كما يجب أن تسمح بالإخلاء السريع عند الحاجة.

5. استخدام مواد مطابقة لاشتراطات السلامة

في أغلب المعارض الدولية، يجب أن تكون المواد المستخدمة مقاومة للحريق أو معالجة بمواد معتمدة، خصوصًا:

• الأخشاب.
• الأقمشة.
• الديكورات.
• الأرضيات.

ويختلف مستوى المتطلبات من معرض لآخر.

6. مراعاة أنظمة الكهرباء

يشمل ذلك:

• توزيع الأحمال الكهربائية.
• حماية التوصيلات.
• تنظيم الكابلات.
• فصل الدوائر عند الحاجة.
• استخدام مكونات معتمدة.

7. حماية حواف الدور العلوي

من أهم عناصر السلامة:

• الدرابزين.
• الحواجز.
• منع سقوط الأشخاص أو المعدات.

مراحل اعتماد البوث من دورين

من المسؤول عن السلامة؟

عادةً تتوزع المسؤوليات بين:

• شركة تصميم وتنفيذ البوث.
• المهندس الإنشائي.
• الجهة المنظمة.
• إدارة مركز المعارض.
• فريق السلامة بالموقع.

ولهذا فإن تصميم وتنفيذ بوثات من دورين يحتاج إلى تنسيق بين جميع الأطراف، وليس مجرد تنفيذ أعمال ديكور.

أبرز المخاطر أثناء التنفيذ

من أكثر المشكلات التي قد تظهر:

• تغيير التصميم أثناء التركيب.
• استخدام مواد مختلفة عن المخططات.
• زيادة الأحمال بعد الاعتماد.
• تركيب شاشات إضافية دون مراجعة.
• تخزين معدات ثقيلة في الدور العلوي.
• تأخير الاعتمادات حتى الأيام الأخيرة.

ولهذا السبب من المفيد الاطلاع على مقال **المشاكل التي تظهر عند استلام البوث قبل افتتاح المعرض ** قبل بدء التنفيذ:

https://evomedia-events.com/ar/blog/articles-2/booth-finishing-handover-problems-before-exhibition-22

مقارنة بين البوث الأرضي والبوث من دورين

أمثلة عملية

شركة تقنية

تستخدم الدور العلوي للاجتماعات الخاصة، بينما يكون الدور الأرضي لاستقبال الزوار وتجربة المنتجات.

شركة صناعية

تعرض المعدات في الأسفل، وتخصص الدور الثاني للاجتماعات مع العملاء والوكلاء.

شركة عقارية

تعرض المشاريع في الطابق الأرضي، وتخصص الدور العلوي لغرف التفاوض.

شركة عالمية تشارك في السعودية

في معارض الرياض أو جدة أو الدمام، غالبًا تحتاج الشركات الدولية إلى الالتزام بلوائح مركز المعارض بالإضافة إلى اشتراطات الجهة المنظمة، لذلك يُنصح ببدء إجراءات الاعتماد مبكرًا لتجنب أي تأخير في التنفيذ.

Checklist قبل البدء

✔ اعتماد الرسومات الإنشائية.

✔ مراجعة الأحمال.

✔ اعتماد المواد.

✔ مراجعة الكهرباء.

✔ مراجعة السلالم.

✔ مراجعة الدرابزين.

✔ اعتماد مخارج الإخلاء.

✔ إرسال المخططات قبل الموعد النهائي.

✔ مراجعة متطلبات مركز المعارض.

✔ إجراء فحص نهائي قبل الافتتاح.

الأخطاء الشائعة

1. الاعتقاد أن كل المعارض تطبق نفس اللوائح.
2. إرسال الرسومات في وقت متأخر.
3. تغيير التصميم بعد الاعتماد.
4. زيادة عدد الأشخاص في الدور العلوي.
5. إضافة شاشات أو معدات ثقيلة دون مراجعة.
6. تجاهل متطلبات مقاومة الحريق.
7. عدم التنسيق بين جميع المقاولين.
8. الاعتماد على رسومات غير هندسية.
9. عدم تخصيص وقت كافٍ للفحص النهائي.

إذا كانت هذه أول مشاركة لشركتك، فقد يفيدك أيضًا الاطلاع على مقال **أشياء يجب معرفتها قبل تصميم أول بوث في معرض **:

https://evomedia-events.com/ar/blog/articles-2/first-time-exhibitor-before-booth-design-21

FAQ

هل يحتاج البوث من دورين إلى موافقة خاصة؟

في أغلب المعارض نعم، ويختلف ذلك حسب لوائح الجهة المنظمة ومركز المعارض.  

هل يشترط وجود مهندس إنشائي؟

في العديد من المعارض الدولية، نعم، خاصة عند البوثات متعددة الأدوار.  

هل تختلف الاشتراطات بين الرياض وجدة والدمام؟

قد تختلف بعض التفاصيل حسب مركز المعارض والجهة المنظمة، لكن مبادئ السلامة الأساسية تبقى متشابهة.

هل يمكن تعديل التصميم أثناء التنفيذ؟

قد يتطلب ذلك إعادة الاعتماد في بعض الحالات.

هل توجد حدود للارتفاع؟

نعم، ويحددها كل معرض حسب لوائحه.

هل يسمح بتخزين المعدات في الدور الثاني؟

يعتمد على الأحمال التصميمية المعتمدة.

هل جميع المواد يجب أن تكون مقاومة للحريق؟

غالبًا تشترط معظم المعارض ذلك للعديد من عناصر البوث.

متى يجب إرسال المخططات؟

كلما كان ذلك أبكر كان أفضل، وبعض المعارض تحدد مواعيد نهائية قبل أسابيع من بدء التركيب.  

الخلاصة

البوثات ذات الدورين تمنح الشركات حضورًا بصريًا أقوى ومساحات إضافية للاجتماعات والعروض، لكنها في المقابل تتطلب مستوى أعلى من التخطيط الهندسي وإدارة السلامة. ويبدأ نجاح المشروع قبل يوم الافتتاح بوقت طويل، من خلال اعتماد المخططات، مراجعة الأحمال، الالتزام باشتراطات المعرض، والتنسيق المبكر بين جميع الأطراف، مما يقلل من احتمالية التأخير أو التعديلات المفاجئة أثناء التنفيذ.

المصادر

• IAEE – Guidelines for Display Rules and Regulations  
• IAAPA Expo Middle East – Booth Layout & Complex Structure Guidelines  
• IAEE Publications & Exhibition Best Practices  

Pre-Construction Checklist

✔ Structural drawings completed

✔ Engineering calculations approved

✔ Fire safety documentation prepared

✔ Electrical layouts reviewed

✔ Stair design verified

✔ Guardrails installed

✔ Emergency access confirmed

✔ Materials approved

✔ Submission deadlines met

✔ Final inspection scheduled

Common Mistakes

1. Assuming every exhibition follows identical regulations.
2. Submitting drawings too late.
3. Modifying the booth after approval.
4. Exceeding designed occupancy.
5. Adding heavy equipment without engineering review.
6. Ignoring fire-retardant material requirements.
7. Poor contractor coordination.
8. Missing structural documentation.
9. Rushing the final inspection.

If this is your company’s first exhibition, you may also find Things to Know Before Designing Your First Exhibition Booth useful:

https://evomedia-events.com/blog/articles-2/first-time-exhibitor-before-booth-design-21

Frequently Asked Questions

Does every double-deck booth require approval?

In most international exhibitions, yes. Double-deck structures generally require engineering review and organizer approval before construction.  

Is a structural engineer mandatory?

For most double-deck or complex exhibition structures, a licensed structural engineer is typically required.  

Can the booth be modified during construction?

Significant design changes may require additional approval depending on the exhibition’s regulations.

Are there maximum height limits?

Yes. Maximum booth heights vary between exhibition venues and organizers.  

Are fire-retardant materials required?

Most major exhibitions require certified fire-retardant materials for specific booth components.  

Can equipment be stored on the upper floor?

Only if the structural design and approved load calculations allow it.

When should drawings be submitted?

Most organizers require submissions several weeks before move-in to allow sufficient time for technical review.  

Are safety inspections carried out before opening?

Yes. Many exhibitions conduct final safety inspections before exhibitors are permitted to open their booths.  

Summary

A double-deck exhibition booth can significantly improve visitor experience, meeting capacity, and brand visibility. However, it also introduces additional engineering and safety responsibilities. Early planning, certified structural design, compliance with exhibition regulations, and proper coordination between engineers, contractors, and organizers are essential to delivering a safe and compliant booth.

References

• International Association of Exhibitions and Events (IAEE) – Guidelines for Display Rules and Regulations.  
• IAAPA Expo – Booth Layout & Display Guidelines.  
• IAAPA Expo – Safety Guidelines.