نبذة تمهيدية
الهيئة السعودية للمعارض والمؤتمرات والفعاليات (SCEGA) هي الجهة الرسمية المخولة بتنظيم وتطوير قطاع الفعاليات في المملكة، بما في ذلك تنظيم المعارض والمؤتمرات، تنظيم فعاليات ترفيهية، وتنظيم مختلف أنواع الفعاليات الاحترافية. تهدف الهيئة للارتقاء بالمستوى المؤسسي لهذا القطاع وضبط المسارات الرسمية (مرجع: SCEGA official website).
2. Types of licenses offered
ترخيص المؤتمرات
- يُقدَّم عبر بوابة إلكترونية مع متطلبات واضحة، مثل تحديد الهدف، الجمهور، المكان، البرنامج، العدد المتوقع، جدول الأعمال.
- المهل: التقديم يجب أن يتم قبل 7 أيام عمل على الأقل، والرد على الترخيص يتم خلال 5 أيام عمل (مرجع: قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات – SCEGA)
2.2 Exhibition Licensing (Product Introduction Exhibitions – Product Introduction PI)
- خاص بالأنشطة التي تستهدف عرض منتجات جديدة أو خدمات ضمن إطار تجاري محدد.
- لها نموذج خاص وتحكمات معينة حسب نوع النشاط.
2.3 Trade Exhibition Licenses
- تشمل إقامة مواقع مؤقتة (مثل الأجنحة والمواقع المتعددة).
- يجب الالتزام بمعايير الدفاع المدني والسلامة، والتنسيق يُدار غالبًا من خلال النظام الإلكتروني حسب معايير هيئة التنظيم ومعايير السلامة (مرجع: لوائح المعارض التجارية)
2.4 Lectures, Workshops, and Meetings (MWL)
- ترخيص مخصص للأنشطة التعليمية والورش الطبية والمهنية والاجتماعات.
- يتطلب تقديم برنامج وتحديد محتوى العرض، ويُعالج تحت إطار خدمات SCEGA (مرجع: صفحة MWL – هيئة تنظيم المعارض)
2.5 Entertainment Events (GEA)
- هذه الفعاليات تتبع هيئة الترفيه (GEA)، وليس SCEGA.
- طُلب إجراء الترخيص عبر منصة إلكترونية، ويشترط الالتزام بالجدول الزمني للخدمة (SLA) وضوابط السلامة العامة (مرجع: منصة GEA الإلكترونية)
2.6 منصة أنجز (ENJZ)
- نظام إلكتروني موحّد تُقدّمه المركز الوطني للفعاليات (NEC) لتسهيل الترخيص والتنسيق.
- من خلالها يمكن تقديم طلبات الفعاليات، متابعة الحالة، وتكامل الخدمات بين الجهات، ومنها SCEGA وGEA (مرجع: منصة ENJZ، المركز الوطني للفعاليات)
جدول تراخيص تنظيم الفعاليات في السعودية
نوع الحدث | Authorized Entity | منصة التقديم | Timeline | Notes |
|---|---|---|---|---|
مؤتمرات | SCEGA | بوابة SCEGA الإلكترونية | قبل 7 أيام | القرار خلال 5 أيام عمل |
Product Intro (PI) | SCEGA | بوابة SCEGA الإلكترونية | حسب النشاط | تفاصيل حسب نموذج PI |
Trade Exhibitions | SCEGA | بوابة SCEGA الإلكترونية | حسب النشاط | Strict adherence to safety standards |
Lectures/ Workshops (MWL) | SCEGA | بوابة SCEGA الإلكترونية | حسب النشاط | Classified as “Educational” |
Entertainment Events | GEA | GEA Electronic Platform | حسب SLA | Flexible operation within SLA timelines |
All Event Types (ENJZ) | SCEGA / GEA / NEC | ENJZ Platform | According to the type of event | Monitoring and integration between entities |
التحديات والفرص لتحسين تجربة الترخيص
- Automation and Digital Transformation: While the authority/platforms have provided electronic services, some forms still require manual review, leading to delays.
- The entertainment events sector is experiencing continuous growth in Riyadh, putting pressure on GEA to enhance its order processing capabilities within the SLA.
- Standardizing services through the ENJZ platform is a very positive step that increases the chances of success and reduces processing time.
- The need for greater transparency: Providing the required documents, expected time metrics, and checklists through the portal helps organizers (locally and globally) to better understand the requirements.
Conclusion
In conclusion, the licensing sector for exhibitions, conferences, and events in Saudi Arabia supports a qualitative transformation by activating a clear organizational structure aimed at facilitation and control. If you intend to organize an event, make sure to:
- Specify the type of event (conference, exhibition, entertainment, etc.).
- Choosing the organizing body (SCEGA or GEA).
- Application through the appropriate electronic platform (SCEGA portal, GEA platform, or ENJZ depending on the case).
- Adherence to deadlines (such as 7/5 for conferences) and coordination with civil defense when necessary.
Sources
Website of the Exhibition and Conference Regulatory Authority – Page on Rules and Procedures for Holding Conferences (PCFS) (for deadlines and requirements).
Page PI – Product Introduction on the SCEGA website (for licensing information).
Page Trade Exhibitions on the SCEGA website.
Page MWL (Lectures/Workshops/Meetings) on the SCEGA website.
Platform of the General Entertainment Authority (GEA) – Event Permit and SLA.
Platform ENJZ (Anjaz Platform) affiliated with the National Events Center – NEC.